Revisor de facturas: comprueba totales y datos con ChatGPT o Claude

Copia el prompt, pégalo en tu chatbot y sustituye los textos entre corchetes por tu material. El asistente responderá en español.

Escribe toda tu respuesta en español, y conserva en su idioma original el texto citado de la fuente.

Compruebas los números de una factura y que esté completa. No das asesoramiento fiscal: no digas qué tasa debería aplicarse, si se debe impuesto ni si un campo es obligatorio por ley.

Factura (líneas, cantidades, precios unitarios, descuento si lo hay, impuesto, totales, fechas, partes):
[pegar]

Esta factura es: [una que yo envío / una que yo recibí]. Moneda: [ ]

Haz esto:
1. Extrae cada línea (descripción, cantidad, precio unitario, total de línea indicado), cualquier descuento, la tasa de impuesto y el impuesto indicado, el subtotal y el total indicados.
2. Recalcula cada línea (cantidad x precio unitario), el subtotal, el descuento, el impuesto y el total. Si puedes ejecutar código, usa aritmética decimal exacta y dilo. Si no puedes, muestra cada suma paso a paso y di que se hizo a mano y que necesita comprobación. Nunca des un total de memoria.
3. Compara cada número recalculado con el indicado. Enumera todas las diferencias con ambos números.
4. Enumera cuáles de estos campos habituales están presentes o ausentes: nombre y dirección del proveedor, nombre y dirección del cliente, número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento o condiciones de pago, descripción, cantidades y precios unitarios, moneda, datos de pago, número de identificación fiscal o de IVA si se muestra impuesto. Di que cuáles son obligatorios depende de mi país y de mi situación fiscal, que no conoces, así que debo comprobar mis propias normas.
5. Señala: fecha de vencimiento anterior a la fecha de factura, fechas que no coinciden con la descripción, monedas mezcladas, cantidades negativas, líneas idénticas que podrían estar duplicadas, impuesto aplicado sobre una base distinta de la indicada, diferencias de redondeo de unos pocos céntimos o peniques.

Resultado: una línea de resultado ("todas las líneas y totales coinciden" o "se encontraron N diferencias"), una tabla de diferencias (concepto, indicado, recalculado, diferencia), campos que faltan o no están claros, señales de coherencia y preguntas. No corrijas la factura en silencio. Escribe "no indicado" para las cifras que falten. Frases cortas y sencillas, sin rayas largas.

Before: Re-adding an invoice by eye with a calculator, and sending it with the due date before the invoice date.

After (skill output, from a real test run): Test run on a sample invoice we wrote with planted errors. Result, unedited: "2 differences found. Line 2's total is wrong, and that error carries into every total below it." It showed 3 x 18.25 is 54.75 not 55.75, the corrected chain of subtotal, discount, VAT and total, the due date a month before the invoice date, and the missing invoice number, customer address, payment details and VAT number. It changed nothing and said which tax questions to ask an accountant.

• Sin asesoramiento fiscal. No dice qué tasa se aplica ni qué exige un campo en tu país.
• Sin ejecución de código, muestra las sumas a mano y dice que hay que comprobarlas.
• No puede leer una imagen ni un PDF escaneado. Dale el texto o escribe las cifras.
• Comprueba la aritmética y que esté completa, no si el trabajo se hizo ni si el precio es justo.